El cumplimiento normativo o «compliance» tiene la finalidad de detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento normativo, siendo el área laboral una de las que necesitan de una mayor vigilancia, por su extensa legislación y su cada vez mayor complejidad interpretativa.
Mediante la implementación del Labour Compliance (cumplimiento normativo laboral), lo que se consigue es:
- Vigilar que las condiciones de trabajo se ajustan a la legalidad y códigos éticos tanto de la empresa.
- Cumplimiento de la legislación vigente y de los convenios colectivos.
- Definición y vigilancia en materia de igualdad de género y de no discriminación..
- Protección de datos personales.
- Prevención de delitos en el ámbito laboral.
- Prevención de riesgos laborales.
- Seguridad y salud en el trabajo.
El incumplimiento de la legislación vigente en materia laboral puede suponer:
- La imposición de fuertes sanciones legales.
- La declaración de nulidad o improcedencia de determinadas decisiones empresariales en el entorno laboral (despidos, modificaciones en las condiciones de trabajo, …).
- Pérdidas económicas.
- Pérdida de reputación.
Para la implantación de Compliance Laboral, debemos de empezar por realizar una auditoría laboral, con el fin de saber de dónde partimos, para ello deberemos realizar:
- Definición de procedimientos que como mínimo deberán ser llevados a cabo para asegurarnos de que las obligaciones laborales están siendo cumplidas, libres de errores materiales.
- Estudio de la normativa y convenios colectivos aplicables a la empresa, con el objeto de verificar cuáles son las normas, ya sean legales o convencionales, que se aplican a los trabajadores de la empresa.
- Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a los conceptos retributivos de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables, así como la determinación de las mejoras sociales que puedan existir.
- Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la jornada, horarios, descansos, permisos y licencias, horas extraordinarias, movilidad geográfica y movilidad funcional de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables, así como la determinación de las mejoras sociales que puedan existir.
- Verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la modificación sustancial de las condiciones de trabajo, las suspensiones de contratos de trabajo que existen en el momento de la realización de la auditoría y si estas se han realizado de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables, así como, las extinciones de contratos producidas durante el último año y los contenciosos pendientes, tanto judiciales como administrativos, que tenga la empresa en el momento de la realización de la auditoría.
- Verificar la existencia de representación legal de los trabajadores y la existencia de conflictividad en la empresa en el momento de la realización de la auditoría.
- Verificar la afiliación y alta en la Seguridad Social de la empresa y de sus trabajadores y la adecuación de las cotizaciones realizadas por la empresa a la Seguridad Social a las normas de cotización existentes en los últimos cuatro años.
- Verificar y comprobar la adecuación de las acciones de prevención realizadas en la empresa (plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación de la prevención, equipos de trabajo, formación de los trabajadores, medidas de emergencia, información, consulta y participación de los trabajadores y vigilancia de la salud) a la legalidad vigente en esta materia.
- Verificar la existencia de un buen protocolo para prevenir las posibles discriminaciones o el acoso laboral y sexual por el cual la empresa se encuentre protegida frente a la responsabilidad tanto laboral, como civil, administrativa y penal que se podría derivar de dichas acciones para la empresa.
El Compliance Laboral, por tanto, consiste en crear un protocolo en la empresa que sea capaz de minimizar los riesgos laborales y legales que pudiesen surgir. Será una herramienta que permita la prevención y inmediata actuación frente a cualquier incumplimiento.
Se debe de crear la figura del Compliance Officer, quién se encargará de la supervisión, la vigilancia y el control del protocolo establecido, y sus principales funciones serían:
- Estudio de la normativa y convenios colectivos aplicables a la empresa, con el objeto de verificar el marco legal aplicable en la empresa.
- Estudio de la situación jurídico-laboral y de Seguridad Social de la empresa, implementado las medidas correctoras necesaria para el correcto cumplimiento de la normativa por parte de la empresa.
- Implementación de los sistemas de control, con el objetivo de evitar los incumplimientos.
- Debe de revisar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de:
- Jornada, horarios, condiciones de trabajo.
- La modificación sustancial de las condiciones de trabajo, las suspensiones de contratos de trabajo.
- Seguridad social, en lo que referente a la afiliación y a la adecuación de las cotizaciones realizadas por la empresa.
- Prevención de riesgos laborales: plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación de la prevención, equipos de trabajo, formación de los trabajadores, medidas de emergencia y vigilancia de la salud).
- Representación legal de los trabajadores.
- No existencia de discriminaciones o el acoso laboral y sexual.
La clave de cualquier programa de compliance laboral reside en su capacidad de asegurar un óptimo cumplimiento y vigilancia, por parte de las empresas de toda la normativa laboral, y la protección social de los trabajadores a nivel global.
